Como definir o preço mínimo no pregão eletrônico e nunca mais trabalhar de graça

Tem uma situação que acontece com muito mais frequência do que deveria no mercado de licitações: a empresa entra no pregão, vence a disputa com um preço ótimo, assina o contrato, entrega o produto — e no final do mês, quando o contador fecha os números, percebe que não sobrou nada. Ou pior, ficou no vermelho.

Isso não é azar. É falta de um número: o preço-piso.

O preço-piso é o valor mínimo abaixo do qual você simplesmente não pode dar mais um lance sem comprometer o lucro da operação. Quem tem esse número na cabeça entra no pregão com clareza. Quem não tem, fica refém da pressão da disputa e acaba aceitando qualquer valor só para ganhar.

Este artigo explica como calcular esse número de forma realista, com os custos que a maioria dos empresários esquece de incluir.

Por que tantas empresas erram na formação de preço

O erro mais comum é calcular o preço olhando só para o custo do produto ou do serviço. Alguém pergunta: "quanto você paga no fornecedor por essa caneta?" A resposta é R$ 0,80. O edital estima R$ 1,20. O empresário pensa: ótimo, dá para ir até R$ 0,85 e ainda sobra.

Só que essa conta ignora o frete para entrega no endereço do órgão, a embalagem adequada ao edital, a nota fiscal e os impostos sobre ela, a parcela das despesas fixas da empresa (luz, aluguel, internet, salários administrativos) que tem que ser paga independentemente da licitação, e o prazo de pagamento do governo — que varia conforme o edital e pode facilmente superar duas semanas após a entrega e aceitação.

Quando você soma tudo isso, o preço de R$ 0,85 que parecia um bom negócio se transforma em prejuízo.

Os quatro blocos do preço-piso

Para chegar ao seu preço mínimo real, você precisa somar quatro componentes:

1. Custo direto do produto ou serviço

É o valor que você paga para adquirir ou produzir o que vai entregar. Para quem revende produtos, é o preço de compra do fornecedor. Para quem presta serviços, é o custo de mão de obra direta mais os insumos usados na execução.

Nesse bloco também entra o frete de aquisição — o que você paga para que o produto chegue até você — e as embalagens exigidas pelo edital.

2. Custos fixos rateados

Sua empresa tem despesas todo mês que existem independentemente de você fechar ou não um contrato: aluguel, salários da equipe administrativa, energia elétrica, contador, sistemas de gestão, planos de telefone.

Para incluir esses custos no preço de uma licitação específica, você precisa fazer um rateio simples. Divida o total mensal de despesas fixas pela quantidade de contratos ou pelo faturamento médio mensal. O resultado é a parcela que cada venda precisa cobrir para a empresa não afundar.

Esse é o bloco que a maioria ignora e que mais provoca prejuízo silencioso.

3. Tributos

Se sua empresa é do Simples Nacional, a alíquota que incide sobre a nota fiscal não é fixa — ela varia de acordo com a receita bruta acumulada nos últimos 12 meses (RBT12). Use sempre a alíquota efetiva atual, não um número aproximado. A fórmula para calculá-la é:

Alíquota Efetiva = (RBT12 × Alíquota Nominal − Parcela Dedutível) ÷ RBT12

Se você não tem esse número na ponta da língua, ligue para o seu contador antes de enviar qualquer proposta. Um erro de 2% na alíquota pode consumir toda a margem de lucro de um contrato.

Para empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real, os tributos (PIS, COFINS, CSLL, IRPJ) têm alíquotas diferentes e precisam ser calculados com o mesmo cuidado.

4. Margem de lucro

É o valor que a empresa retém depois de pagar todos os custos. Aqui não existe uma regra única — depende do setor, do volume do contrato e da estratégia da empresa. O que importa é que essa margem seja definida antes da disputa, não depois.

Uma margem mínima saudável precisa considerar também o prazo de pagamento. A Nova Lei de Licitações não define um prazo único para todo o país — cada edital estabelece o seu. No Governo Federal, a regra geral (IN SEGES 77/2022) é de até 10 dias úteis para liquidação da nota fiscal mais 10 dias úteis para o pagamento. Em estados e municípios, o prazo pode ser diferente. Em qualquer caso, você vai precisar de capital de giro para financiar esse intervalo. Esse custo financeiro também entra na conta.

A fórmula do preço-piso (Markup Divisor)

Com os quatro blocos levantados, o cálculo do preço mínimo segue a lógica do Markup Divisor. Essa metodologia garante que os percentuais de impostos, despesas variáveis e margem sejam calculados sobre o preço de venda — e não sobre o custo bruto, que é o erro mais comum e mais perigoso.

Preço Mínimo = Custo Total ÷ (1 − Impostos% − Despesas Variáveis% − Margem%)

As despesas variáveis incluem frete de entrega, embalagens e qualquer outro gasto que só ocorre quando você vende — diferente dos fixos, que existem independentemente.

Exemplo prático:

Custo direto (produto + frete de aquisição): R$ 750,00
Custos fixos rateados: R$ 50,00
Custo Total: R$ 800,00
Alíquota efetiva do Simples Nacional: 8%
Despesas variáveis (frete de entrega + embalagem): 5%
Margem mínima desejada: 12%

Preço Mínimo = 800 ÷ (1 − 0,08 − 0,05 − 0,12) = 800 ÷ 0,75 = R$ 1.066,67

Isso significa que R$ 1.066,67 é o piso dessa operação. Abaixo disso, a empresa não está lucrando — está subsidiando o contrato com o próprio caixa. Se o concorrente der R$ 1.050,00, você para. Simples assim.

O que acontece quando você vende abaixo do custo

Além do prejuízo financeiro direto, existe um risco jurídico: se o pregoeiro perceber que seu lance está muito abaixo do estimado, ele pode questionar a exequibilidade da proposta.

Para obras e serviços de engenharia, o Art. 59, §4º da Lei 14.133/2021 estabelece que propostas abaixo de 75% do valor orçado pela Administração são presumidamente inexequíveis. Mas atenção: o TCU pacificou que essa presunção é relativa, não absoluta — o pregoeiro não pode desclassificar automaticamente. Ele é obrigado a dar ao licitante a oportunidade de comprovar que consegue cumprir o contrato naquele valor. Para bens e serviços comuns (a maioria dos pregões), não existe percentual fixo em lei. O pregoeiro avalia se o preço cobre os custos reais da execução.

Se você for convocado para provar que seu preço é viável, vai precisar apresentar uma planilha detalhada de formação de preços mostrando como chegou naquele valor. Quem tem a planilha pronta passa por isso sem problema. Quem não tem, pode ser desclassificado mesmo tendo vencido o menor preço.

Por isso, a planilha de composição de custos não é só uma ferramenta de gestão interna — ela é um documento de defesa.

Antes de entrar na sala de disputa

Definir o preço-piso resolve o maior problema dos fornecedores nos pregões: a pressão emocional da disputa. Quando você entra sabendo que seu limite é R$ 1.000,00, não tem dúvida na hora de parar. Você para, pega o próximo edital e tenta de novo.

Quem não tem esse número fica tentando "só mais um lance" até fechar um contrato que vai dar dor de cabeça por meses.

O LicitAchei ajuda você a encontrar os pregões certos para o seu produto ou serviço, com acesso ao histórico de preços praticados no PNCP. Saber quanto o governo pagou nos últimos meses pelo mesmo item é o ponto de partida para montar uma proposta competitiva e ainda lucrativa.